Door de redactie van niwo-aanvragen.nl · Gepubliceerd op · Laatst bijgewerkt · 6 min leestijd
Wat doet een externe vervoersmanager?
Een vervoersmanager is de persoon die wettelijk verantwoordelijk is voor de transportactiviteiten van je bedrijf. De NIWO vereist dat elk bedrijf met een vergunning voor beroepsgoederenvervoer een aangewezen vervoersmanager heeft. Deze persoon moet beschikken over een geldig vakbekwaamheidsbewijs.
Als jij als eigenaar dat bewijs niet hebt, hoef je de vergunning niet af te schrijven. Je kunt dan een externe vervoersmanager inhuren: een zelfstandige professional of gespecialiseerd bureau dat officieel als vervoersmanager voor jouw bedrijf optreedt. Extern betekent dat deze persoon niet in loondienst bij jou is.
In de praktijk beheert een externe vervoersmanager de naleving van transportregelgeving, helpt bij ILT controles, beantwoordt vragen van de NIWO en fungeert als aanspreekpunt bij incidenten. De mate van betrokkenheid verschilt per aanbieder. Goede aanbieders zijn bereikbaar en actief betrokken. Goedkope aanbieders laten soms niets van zich horen totdat er een probleem is.
Welke regels gelden? EU 1071/2009 uitgelegd
De wettelijke basis voor de vervoersmanager staat in EU Verordening 1071/2009. Deze verordening regelt de toegang tot het beroep van wegvervoerondernemer in de hele Europese Unie. Voor externe vervoersmanagers zijn twee limieten cruciaal:
Wettelijke limieten EU 1071/2009
Maximum aantal bedrijven
Een externe vervoersmanager mag voor maximaal 4 ondernemingen tegelijk als vervoersmanager staan ingeschreven.
Maximum aantal voertuigen
Die 4 bedrijven mogen samen maximaal 50 voertuigen hebben. Bij overschrijding vervalt de vergunning.
Bron: Artikel 4, lid 2 van EU Verordening 1071/2009.
Overschrijding van deze limieten is een grond voor intrekking van de NIWO vergunning van de betrokken bedrijven. Vraag dus altijd hoeveel bedrijven en voertuigen de externe vervoersmanager al beheert voordat je een contract sluit.
Naast de limieten stelt EU 1071/2009 ook eisen aan de betrokkenheid. De vervoersmanager moet de vervoersactiviteiten daadwerkelijk en voortdurend leiden. Dit betekent dat hij of zij niet alleen op papier vervoersmanager mag zijn. In de praktijk toetst de ILT of de vervoersmanager echt bereikbaar en betrokken is.
Wat kost een externe vervoersmanager?
De kosten voor een externe vervoersmanager starten vanaf €250 per maand. Dit is een richtprijs voor een klein bedrijf met 1 tot 3 voertuigen. De uiteindelijke prijs hangt af van:
| Factor | Invloed op prijs |
|---|---|
| Aantal voertuigen | Meer voertuigen, hogere prijs |
| Type vervoer | Internationaal vervoer is complexer dan nationaal |
| Begeleiding bij ILT controles | Actieve ondersteuning kost extra |
| Contractduur | Langer contract geeft soms korting |
| Regio Nederland | Aanbieders in de Randstad zijn soms duurder |
Vergelijk altijd minimaal drie aanbieders. Let niet alleen op de prijs, maar ook op wat er in het tarief is inbegrepen. Sommige aanbieders rekenen extra voor aanwezigheid bij een ILT controle of voor het opstellen van een verklaring voor de NIWO.
Hoe vind je een goede externe vervoersmanager?
Er zijn verschillende manieren om een betrouwbare externe vervoersmanager te vinden:
- Brancheorganisaties: TLN (Transport en Logistiek Nederland) en EVO Fenedex hebben ledennetwerken waarbij erkende vervoersmanagers zijn aangesloten.
- Via je accountant of adviseur: Accountants die veel transportbedrijven als klant hebben, kennen doorgaans betrouwbare externe vervoersmanagers in de regio.
- Gespecialiseerde dienstverleners: Gespecialiseerde partijen begeleiden het hele aanvraagproces inclusief het regelen van een externe vervoersmanager. Vul het formulier in en wij regelen het voor je.
- NIWO register: De NIWO houdt bij welke personen als vervoersmanager staan geregistreerd. Je kunt controleren of iemand daadwerkelijk bevoegd is.
Vraag altijd een referentie op. Een serieuze externe vervoersmanager kan zonder aarzeling de namen geven van andere bedrijven die hij of zij begeleidt.
Waar moet je op letten? De drie grootste valkuilen
Valkuil 1: Geen schriftelijk contract
Leg alle afspraken zwart op wit vast: taken, beschikbaarheid, tarieven, opzegtermijn en wat er gebeurt als de vervoersmanager zijn rol niet meer kan vervullen. Mondelinge afspraken zijn bij een geschil niets waard.
Valkuil 2: Te weinig betrokkenheid
De ILT controleert of de vervoersmanager echt betrokken is bij de dagelijkse operatie. Als blijkt dat hij of zij alleen op papier bestaat, loop je het risico dat je vergunning wordt ingetrokken. Zorg voor aantoonbaar contact: periodieke overleggen, gedeelde communicatielog en bereikbaarheid per telefoon.
Valkuil 3: Geen backupplan
Als je externe vervoersmanager wegvalt door ziekte, overlijden of opzegging, heb je 6 maanden om een vervanger te vinden. Die tijd gaat sneller voorbij dan je denkt. Vraag de aanbieder of er een vervangende vervoersmanager beschikbaar is binnen het bedrijf of netwerk.
Externe vervoersmanager versus zelf het examen halen
De keuze tussen een externe vervoersmanager en zelf het CCV examen halen is een afweging van tijd en geld. Op korte termijn is inhuren goedkoper en sneller. Op lange termijn is eigen vakbekwaamheid voordeliger.
Externe vervoersmanager
- Direct inzetbaar, geen studietijd
- Expertise van een specialist
- Kosten: vanaf €250 per maand doorlopend
- Afhankelijk van beschikbaarheid derde
Zelf vakbekwaamheid halen
- Eenmalige investering (2.000 tot 4.200 euro)
- Geen maandelijkse kosten na het diploma
- Volledige controle over je eigen vergunning
- Kost 3 tot 6 maanden studietijd
Veel startende bedrijven kiezen voor een externe vervoersmanager om snel te starten, en halen ondertussen zelf het CCV examen. Zodra het diploma binnen is, wordt de externe vervoersmanager niet meer benodigd. Dit is de meest kosteneffectieve aanpak voor de lange termijn. Het is ook de reden dat inhuren vaak terugkomt in het overzicht van de snelste weg naar een NIWO vergunning.
Hoe wij je helpen
Een externe vervoersmanager regelen is een van de meer complexe onderdelen van de NIWO aanvraag. Je moet een betrouwbare persoon vinden, de juiste contractafspraken maken en de inschrijving bij de NIWO correct verwerken. Een fout in dit proces vertraagt je aanvraag met weken.
Vul het formulier in en het hele traject wordt voor je uit handen genomen. Van het vinden van een geschikte externe vervoersmanager tot de volledige indiening bij de NIWO. Zo ben je zeker dat alles klopt en dat je geen vertraging oploopt door administratieve fouten.
Wil je weten wat de vervoersmanager verplicht moet doen voor jouw vergunning, of ben je benieuwd naar de totale kosten van een NIWO vergunning? Lees dan de bijbehorende paginas op deze site.
Bronnen
- NIWO, vergunningverlener, voor tarieven, eisen en procedures
- Verordening (EG) 1071/2009, Europese eisen voor toegang tot het beroep
- CBR, CCV examen vakbekwaamheid